Chi fa impresa o ha una partita Iva sa bene quanto è importante sapere cos’è e come funziona la riconciliazione bancaria.
Conoscere le caratteristiche di uno degli strumenti più importanti di quella che potremmo definire contabilità aziendale è fondamentale per chi fa o si appresta ad avviare un’attività imprenditoriale.
In questa guida, quindi, ci proponiamo di descrivere tutti gli aspetti più rilevanti della riconciliazione bancaria e del suo funzionamento, evidenziandone l’importanza all’interno di un contesto di tipo aziendale.
Cos’è la Riconciliazione Bancaria
Vediamo ora nel dettaglio in cosa consiste la riconciliazione bancaria. Abbiamo già fatto cenno nell’introduzione alla sua importanza e al suo essere uno strumento fondamentale per chi fa impresa.
Sotto il profilo tecnico, questo strumento consiste in un processo di natura contabile che permette il confronto tra le transazioni registrate nel libro contabile di un’azienda con quelle risultanti dagli estratti conto bancari, al fine di verificarne la corrispondenza.
Non è insolito, infatti, incappare nell’errore di non registrare alcune spese o transazioni effettuate. Oppure, può succedere che i pagamenti effettuati vengano registrati sul libro contabile con modalità o tempi diversi da quelli della banca.
Grazie alla riconciliazione bancaria, quindi, è possibile non solo “far quadrare i conti”, ma anche procedere eventualmente a correzioni o inserimenti di movimenti mancanti.
Perché è Utile
Oltre a garantire una contabilità più ordinata e quindi facile da gestire, la riconciliazione bancaria è utile per tenere sotto controllo tutte le attività finanziarie dell’azienda e soprattutto ad avere sempre a disposizione tutta la documentazione necessaria in caso di eventuali controlli fiscali.
Riconciliazione Bancaria: Come Si Fa?
Vediamo ora come può essere creato e utilizzato questo strumento. In un’epoca tecnologica come la nostra, la prima domanda che chiunque farebbe è: esiste un software dedicato?
La risposta è ovviamente affermativa, ma esiste anche la possibilità, per i più scrupolosi o meno tecnologici, di procedere autonomamente con pochi e semplici strumenti.
Utilizzare un software ha il vantaggio di velocizzare la procedura, ma non solo.
Infatti, la maggiore efficienza e risparmio di risorse richieste, consentono anche di poter effettuare la riconciliazione bancaria più frequentemente e, quando necessario, intervenire a sanare eventuali incongruenze od errori.
Chi, invece, decide di optare per una soluzione “manuale” deve mettere in conto un impiego maggiore di risorse e prestare maggiore attenzione in fase di inserimento dei dati e di verifica incrociata degli stessi.
Quali sono gli strumenti di cui ci si può avvalere in questo caso? Sono principalmente due:
- a mano, ossia procedendo ad un confronto tra confrontando l’estratto conto aziendale e la prima nota;
- tramite file Excel, inserendo tutti i dati dell’estratto conto e i relativi movimenti registrati nella prima nota. La soluzione ideale è disporre i dati di entrambe le voci su colonne affiancate, in modo da agevolare il confronto.
Nulla, ovviamente, vieta di ricorrere a tutte queste soluzioni, ma la soluzione di ricorrere ad un software è, come abbiamo visto, la più agevole per chi vuole velocizzare la pratica, ma soprattutto la più utile per chi spesso trascura l’importanza di uno strumento invece essenziale come la riconciliazione bancaria.
Quali Documenti Occorrono
Dopo aver analizzato quali sono gli strumenti a disposizione per il ricorso alla riconciliazione bancaria, vediamo nel dettaglio quali sono i documenti utili e necessari. Vale a dire, bisogna capire quali sono i dati richiesti da eventuali software o quali da inserire in un eventuale foglio Excel.
In realtà li abbiamo già citati spesso nel corso del nostro articolo:
- estratto conto bancario;
- prima nota contabile;
- documento di riconciliazione precedente.
Estratto conto Bancario
Nessuna riconciliazione bancaria avrebbe senso se non si dispone di un estratto conto bancario. Il primo passaggio, quindi, è reperire il documento, in base alle varie modalità predisposte dalla propria banca, indicando il periodo di riferimento di interesse.
Bisogna tenere a mente che nella leggenda dell’estratto conto, la presenza dei segni + e – stanno ad indicare rispettivamente le voci Credito e Debito.
Documento Riconciliazione Precedente
A partire dalla seconda riconciliazione è utile tenere a disposizione il documento di ogni precedente operazione effettuata, al fine di verificare la presenza di anomalie da correggere o comunque rendersi conto dell’andamento generale del bilancio aziendale.
Prima Nota Contabile: Cos’è e Perché è Importante
Alla prima nota contabile vogliamo dedicare un paragrafo a parte, per informare i nostri lettori su cosa sia e perché è importante in un contesto di tipo imprenditoriale.
Questa altro non è che un registro contabile molto basilare sul quale vengono segnate tutte le operazioni commerciali fatte e tutte le movimentazioni monetarie collegate alle prime.
Non si tratta di uno strumento obbligatorio, ma assai utile specie per il controllo della contabilità. Da esso, infatti, si possono rintracciare i dati necessari alla redazione del libro giornale che, a differenza della prima nota, rappresenta uno strumento di contabilità che ogni imprenditore è obbligato a tenere.
La facoltà di redigere o meno la prima nota influisce anche sulle modalità di compilazione della stessa e sulla sua periodicità, nel senso che non esiste uno schema predefinito.
Buona pratica sarebbe comunque distinguere tra:
- una prima nota cassa: per l’annotazione dei soli movimenti in contanti;
- una prima nota banca: per la registrazione dei pagamenti elettronici.
Nel complesso è uno strumento pratico, specie per chi gestisce una piccola impresa o non è comunque tenuto a redigere il libro giornale.
Un’eccezione è rappresentata dai commercianti al dettaglio che non hanno l’obbligo di certificare i corrispettivi, per i quali la prima nota è obbligatoria.
Quando Fare Riconciliazione Bancaria
In merito alle tempistiche, anche qui non c’è una regola fissa che stabilisca quando procedere con la riconciliazione bancaria.
Certo è che sarebbe utile stabilire una cadenza fissa, che sia mensile, trimestrale o semestrale, avendo come riferimento le tempistiche per le scritture contabili.
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