Office Assistant

FAO Roma assume un Office Assistant.

L’Ufficio per i cambiamenti climatici, la biodiversità e l’ambiente (OCB) riflette l’importanza strategica del sostegno della FAO all’adattamento e mitigazione dei cambiamenti climatici e alla conservazione e all’uso sostenibile della biodiversità e svolge un ruolo importante nel sostenere la spinta all’azione dei paesi membri su clima e biodiversità , ambiente su larga scala. Facilita la realizzazione del lavoro trasversale della FAO su agricoltura, pesca, silvicoltura e ambiente, a sostegno del quadro strategico e per sostenere i paesi nella mobilitazione degli investimenti trasformativi.

Il Workstream on Biodiversity (OCBB) coordina la collaborazione, massimizza le sinergie e aumenta i risultati della biodiversità in tutta la FAO, lavorando a stretto contatto con le unità tecniche e gli uffici decentralizzati della FAO, nonché con gli organi di governo e statutari. Supporta l’Organizzazione nell’attuazione della Strategia della FAO sull’integrazione della biodiversità nei settori agricoli. Il flusso di lavoro sulla biodiversità funge anche da punto focale per un approccio globale multidisciplinare e multistakeholder alla Convenzione sulla diversità biologica e fornisce supporto e guida ai membri della FAO su questioni tecniche e politiche relative alla biodiversità.

Scopo principale

L’Assistente di Office esegue una serie di transazioni amministrative di routine e funzioni di supporto dell’ufficio che contribuiscono al funzionamento regolare ed efficiente dell’unità di lavoro.

Supervisione ricevuta / esercitata

L’Assistente di Ufficio riferisce al Funzionario senior delle risorse naturali (Integrazione della biodiversità), al capogruppo del flusso di lavoro sulla biodiversità e ai detentori del bilancio responsabili del programma regolare e delle risorse dei fondi fiduciari. Agisce in modo indipendente nelle questioni di routine e si consulta con i supervisori su questioni e procedure nuove e / o più complesse. La supervisione ricevuta prevede indicazioni tecniche e procedurali e apprendimento sul lavoro.

Rapporti di lavoro

L’Assistente di Office interagisce con una varietà di colleghi dall’interno dell’unità di lavoro. Le interazioni riguardano lo scambio di informazioni di routine e la fornitura di servizi standard di supporto per ufficio.

Funzioni / risultati chiave

• Tipo, formato e redigere la corrispondenza di routine; raccogliere tabelle, rapporti, presentazioni, pubblicazioni e altra documentazione;
• Ricezione, screening e chiamate telefoniche dirette e visitatori; rispondere a richieste interne ed esterne di routine e / o fare riferimento a contatti / unità appropriati;
• Immettere, recuperare, strutturare e aggiornare informazioni e dati selezionati da varie fonti (ad es. Intra- / Internet, file office, ecc.) presentare i risultati in formato standard;
• Impostare e mantenere archivi e sistemi di riferimento dell’ufficio secondo procedure standard;
• Avviare, visualizzare e tenere traccia di una serie di transazioni amministrative nei sistemi informatizzati finanziari / di viaggio / risorse umane;
• Supportare l’organizzazione e l’amministrazione di riunioni, workshop ed eventi (ad es. Organizzazione di sale riunioni e altre strutture.
• Assistere nell’organizzazione dei viaggi: organizzare il trasporto, la logistica, l’alloggio, i documenti;
• Garantire la disponibilità di forniture per ufficio e un’adeguata manutenzione delle apparecchiature per ufficio;
• Eseguire altri compiti come richiesto .

Impatto del lavoro

L’Assistente di Office partecipa come parte di un team alla fornitura di servizi di supporto amministrativo e d’ufficio. Le azioni si riflettono sull’unità di lavoro immediata e più ampia.

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I CANDIDATI SARANNO VALUTATI CONTRO QUANTO SEGUE

Requisiti minimi

Istruzione:  istruzione della scuola secondaria

Esperienza:  due anni di esperienza nel lavoro di supporto d’ufficio

Lingue:  conoscenza lavorativa (livello C) dell’inglese e conoscenza limitata (livello B) di una delle altre lingue FAO (arabo, cinese, francese, russo o spagnolo)

Competenze IT: conoscenza delle applicazioni MS Office, di Internet e delle apparecchiature tecnologiche per ufficio

Competenze

• Focus sui risultati
• Lavoro di squadra
• Comunicazione
• Costruire relazioni efficaci
• Condivisione della conoscenza e miglioramento continuo

Abilità tecniche

• Conoscenza degli standard di comunicazione e documentazione
• Conoscenza dei sistemi informatizzati finanziari / viaggi / risorse umane aziendali e delle procedure e politiche amministrative, incluso il protocollo
• Conoscenza della struttura organizzativa

Qualifiche e abilità desiderabili

• Conoscenza ed esperienza con attività di progetti finanziati dalla fiducia
• Conoscenza lavorativa (Livello C) di un’altra lingua FAO (arabo, cinese, francese, russo, spagnolo)

Valutazione

La valutazione dei candidati qualificati può includere un esercizio di valutazione e un colloquio tecnico / basato sulle competenze faoroma