La Posta Elettronica Certificata, conosciuta come PEC, è una tipologia di casella e-mail che ti consente di inviare comunicazioni importanti dal valore legale, al pari di una qualsiasi raccomandata con ricevuta di ritorno.
Negli ultimi anni sempre più enti pubblici si stanno servendo di questo strumento tanto importante per inviare comunicazioni di vario tipo ai cittadini, anche se le funzioni stesse della PEC risultano per molti ancora sconosciute.
In questo articolo cerchiamo di dissipare ogni dubbio sull’argomento, rispondendo anche ad un quesito fondamentale: esistono caselle PEC gratis?
Casella PEC: differenze con una casella e-mail standard
A prima vista la Posta Elettronica Certificata (PEC) potrebbe non presentare grandi differenze rispetto ad una casella e-mail standard, in quanto si tratta sostanzialmente dell’invio di comunicazioni attraverso messaggi elettronici, fra un indirizzo e un altro.
Tuttavia, la prima divergenza sostanziale sta nel valore della PEC, poiché tutte le comunicazioni che si ricevono e inviano da questo indirizzo hanno validità giuridica, al pari di una raccomandata A/R cartacea.
Ciò è dovuto al suo processo di invio, che consta di diversi passaggi che riassumiamo come segue:
- Il messaggio viene preso in carico dal tuo gestore del servizio della Posta Elettronica Certificata per effettuare un primo controllo nel rispetto dei propri standard;
- Superata la prima fase, lo stesso gestore applica la firma digitale e ti notifica una Ricevuta di Accettazione;
- Il messaggio viene inviato al gestore della Casella PEC del destinatario per la validazione della firma;
- A questo punto, la comunicazione viene inviata a destinazione e ti viene fornita una conferma attraverso la Ricevuta di Avvenuta Consegna, che ha la stessa funzione di una Ricevuta di Ritorno di una raccomandata.
Tieni presente che tutto il processo appena esposto avviene in automatico e in pochi minuti, attivandosi nel momento stesso in cui invii una PEC.
I vantaggi di una Casella PEC
Come avrai già intuito il primo vantaggio nell’avere una Casella PEC è costituito dalla comodità: puoi inviare una gran numero di comunicazioni importanti stando comodamente seduto a casa oppure attraverso uno smartphone, senza doverti necessariamente recare in Posta e perdere tempo in fila.
Non solo, inviare una PEC ti consente di risparmiare anche sui costi di raccomandata A/R cartacea, la quale ha dei prezzi che oscillano fra i 5,80€ a 15,80€, in relazione al peso dello stesso pacco; con il servizio telematico andresti a pagare al più un abbonamento annuale, mentre le singole comunicazioni sarebbero incluse nei costi di gestione.
Tale risparmio diventa ancora più considerevole se si tiene conto del fatto che con il D.L. 76/2020 tutti i titolari di partita IVA sono obbligati ad avere una Casella PEC come Domicilio Fiscale, per poter inviare e ricevere contratti, documenti e fatture.
Infine, bisogna considerare anche l’aspetto sicurezza ed ecosostenibilità: utilizzare la Posta Elettronica Certificata significa non solo servirsi di uno strumento sicuro che utilizza la crittografia con protocolli TLS, ma anche risparmiare sullo spreco di carta.
Casella PEC e valore giuridico del contenuto
Abbiamo più volte specificato che la Casella PEC ha la facoltà di inviare comunicazioni che hanno valore giuridico e il motivo è molto semplice: nella Ricevuta di Avvenuta Consegna sono presenti non solo la firma certificata del gestore servizi del destinatario, ma anche la data e l’ora di invio da parte del mittente.
L’indirizzo PEC del mittente a sua volta è associato ad un codice fiscale e ad un documento di riconoscimento, in quanto sono le stesse informazioni che vengono richieste nel momento in cui si decide di attivare il servizio presso un portale erogatore.
Ciò significa che qualsiasi Casella PEC ha valore strettamente personale, associata ad un solo codice fiscale o ad una partita IVA; in altre parole, attraverso il tuo indirizzo PEC non puoi inviare una comunicazione per conto di qualcun altro o un’altra società.
Inoltre, per garantire la validità legale del messaggio elettronico, è necessario che sia inviato tra due indirizzi PEC. In questo modo potrà essere seguita la procedura automatica esposta in precedenza, con relativa Ricevuta.
Detto ciò, potresti comunque ricevere delle e-mail sulla Casella PEC da un indirizzo ordinario, ma è necessario abilitare tale modalità di ricezione attraverso le importazioni del tuo gestore di servizio, altrimenti il messaggio verrà respinto e al mittente sarà notificato l’errore.
Esistono Caselle PEC Gratis?
A questo punto ti starai chiedendo se esistano Caselle PEC gratis e la risposta generalmente è no: esistono diverse piattaforme che ti consentono di attivare il servizio, creando un indirizzo PEC personale, ma richiedono un abbonamento annuale.
Tuttavia, se il tuo interesse è solo quello di ricevere delle comunicazioni, che sia per esempio l’esito di un concorso pubblico oppure gli avvisi dell’Agenzia delle Entrate, potresti attivare il servizio Spidmail offerto dal portale Namirial. In sostanza, una volta registrato con le tue credenziali Spid, potrai ricevere comunicazioni certificate gratuitamente, mentre andresti a pagare a prezzi ridotti solo le PEC da te inviate.
D’altro canto, se nel corso dell’anno ti capita di frequente di dover inviare raccomandate, il nostro consiglio è quello di optare per un abbonamento completo, che peraltro prevede spesso un primo periodo di prova gratuito.
Per la registrazione, devi sempre ricordare di avere a portata di mano il tuo documento di identità, il codice fiscale ed eventuali dati della tua azienda.
Ecco dove registrare una Casella PEC
Di seguito ti riportiamo alcune tra le piattaforme più utilizzate per attivare la Casella PEC:
Aruba. Probabilmente il più famoso sul mercato, ti consente di scegliere fra 3 abbonamenti annuali, che si diversificano per quantità di spazio di archiviazione nella casella (a partire da 1 GB) e per tipologia di notifica di ricezione di e-mail.
Libero. Anche in questo caso hai la possibilità di scegliere fra diverse soluzioni: da quella più economica riservata ai privati, ma con uno spazio limitato, al pacchetto Premium ideale per i titolari di partita IVA che ricevono tante comunicazioni.
Infocert. Casella PEC attivabile in pochi minuti e attraverso passaggi molto semplici, che può essere gestita ovunque anche attraverso l’applicazione ufficiale Legalmail ideata per smartphone. Il pacchetto per i privati è fra i più economici sul mercato.
PosteItaliane. Anche le Poste ti consentono di attivare la Casella PEC dal loro sito ufficiale, con abbonamenti che possono durare fino a 3 anni e l’acquisto può essere fatto totalmente online.
Namirial. Una piattaforma che abbiamo già presentato in precedenza, perché ti consente di ricevere PEC gratuitamente e in modo permanente, facendoti pagare solo le raccomandate che desideri inviare.
