Se sei un libero professionista oppure proprietario di un’azienda potresti ritrovarti nella spiacevole situazione di dover gestire pagamenti effettuati in ritardo, oppure fatture rimaste insolute nonostante il servizio o il prodotto siano già stati erogati.
In questo caso, è importante procedere con una notifica al cliente attraverso il cosiddetto sollecito di pagamento, un documento che riporta tutti i dati del debito per invitare a saldare il conto quanto prima.
In questo articolo ti spieghiamo come scrivere e inviare il sollecito di pagamento, secondo le normative vigenti.
Cos’è il Sollecito di Pagamento
Come già anticipato, il sollecito di pagamento è un documento formale redatto dalla stessa azienda o libero professionista, che ha il preciso scopo di avvisare il cliente del mancato pagamento di una prestazione già erogata oppure di un prodotto inviato.
Affinché tale notifica sia valida, è indispensabile che in essa sia presente una serie di informazioni essenziali, fra cui il numero della fattura a cui si fa riferimento.
Ciò che in pochi sanno è che non è necessario ricorrere ad un legale per trascrivere il sollecito, quantomeno nella prima fase di comunicazione bonaria, dal momento che può essere redatto da un qualsiasi soggetto che lamenta un insoluto per un lavoro svolto.
Se questo primo invio non dovesse risolvere il problema, allora dovrai rivolgerti ad un legale e stabilire una strategia per rientrare dei pagamenti.
Quando è opportuno inviarlo
Per sapere quando è opportuno inviare il sollecito di pagamento devi fare riferimento ai dati riportati sulla fattura o sul contratto, dove vengono specificate le tempistiche entro le quali si deve effettuare il saldo.
Difatti, solo al superamento di tale data senza che tu abbia ricevuto gli importi dovuti, hai il diritto di notificarlo al debitore, per segnalare la presenza di un insoluto, non prima!
Tuttavia, se questo dato non è stato specificato per iscritto, la scadenza del contratto o della fattura viene conteggiata in 30 o 60 giorni dal giorno della sua emissione.
Ricorda che il sollecito di pagamento ferma il termine di prescrizione dei debiti del cliente, che in questo modo ricomincia da capo; se la prestazione rimane insoluta per più di 3 anni, senza che tu abbia inviato alcuna notifica al debitore, non avrai più diritto a ricevere tale somma di denaro.
Ecco cosa scrivere nel Sollecito di Pagamento
La notifica di pagamento scritta nei confronti di una debitore è un documento che acquisisce valore legale dal punto di vista giudiziario, che può essere associato ad una diffida ed è determinante nel calcolo di eventuali interessi di mora.
È chiaro, però, che al suo interno devono essere presenti dei dati imprescindibili, anche per evitare fraintendimenti da parte di chi lo riceve, ovvero:
- I tuoi dati, compresi quelli dell’eventuale ragione sociale, insieme a quelli del cliente;
- I dati della fattura o del contratto a cui si fa riferimento, con la specifica dei precedenti termini di pagamento;
- La nuova data di scadenza, che generalmente si quantifica in 14 giorni dalla data di emissione della notifica;
- Descrizione della prestazione già erogata;
- Imponibile, imposta da pagare, penale per il ritardo e il totale;
- Modalità di pagamento: se con bonifico, inserire direttamente Iban e dati del conto corrente.
Ricorda che una volta scritto, il documento andrà stampato e firmato da parte tua, allegando la copia della fattura o del contratto citato all’interno del sollecito di pagamento.
Come inviare il Sollecito di Pagamento
Ora che hai preparato la notifica scritta, compresi gli allegati di cui abbiamo parlato nel paragrafo precedente, puoi procedere all’invio, che può avvenire in due modalità.
La prima è quella cartacea, attraverso una raccomandata A/R all’indirizzo che ti è stato fornito da parte del creditore; il secondo metodo è certamente più semplice e veloce, perché si serve della posta elettronica certificata PEC. Se cerchi una casella PEC Gratis dai un’occhiata a questo articolo che abbiamo scritto sull’argomento.
Attenzione: se decidi di procedere attraverso il canale telematico, assicurati che anche il destinatario abbia una casella PEC dove ricevere la tua comunicazione, altrimenti la ricevuta non avrà alcuna valenza giuridica.
Detto ciò, può succedere che talvolta l’insoluto sia dovuto ad una semplice svista da parte cliente, senza che sia presente una effettiva volontà di non pagare la prestazione; a tal proposito, puoi decidere di appurare tale circostanza inviando un semplice avviso attraverso la casella e-mail, ricordando che una determinata fattura risulta scaduta.
Se tale notifica dovesse essere ignorata da parte del destinatario, si procederà con l’invio di un sollecito di pagamento tramite raccomandata.
I passi successivi dopo l’invio
Se sei alle prese con la trascrizione di un sollecito di pagamento, devi sapere che non esiste un numero massimo stabilito dalla legge per determinare quanti ne puoi inviare al destinatario, anche se generalmente si prende come riferimento il numero tre.
La prima notifica ha grosso modo una valenza bonaria, perché sostanzialmente ha lo scopo di ricordare al cliente la presenza di un insoluto che andrà saldato quanto prima. Non è un caso, infatti, se in questo frangente molti ricorrono alla semplice casella e-mail, scongiurando la possibilità che il mancato pagamento sia frutto di una semplice svista.
Tuttavia, se l’avviso dovesse essere ignorato, potrai procedere con l’invio di un secondo sollecito, secondo le modalità descritte poco sopra e facendo riferimento alla comunicazione precedente.
Scaduti i nuovi termini senza aver ricevuto l’importo dovuto, è chiaro che la situazione dovrà essere gestita da un legale, che si occuperà di inviare una diffida con toni perentori per ricordare ancora una volta che una determinata prestazione non è stata ancora saldata.
In quest’ultimo sollecito di pagamento, però, si aggiungerà nel calcolo del totale un ulteriore sovrapprezzo, ovvero gli interessi di mora, maturati dalla data di scadenza della fattura iniziale; tieni presente che non si tratta di un dato arbitrario, perché andrà calcolato seguendo le direttive della Banca Centrale Europea che fornisce indicazioni sui tassi di interesse da applicare caso per caso.
In conclusione, se hai riscontrato un insoluto da parte di un cliente, puoi avvisarlo con un sollecito di pagamento solo dopo la scadenza della fattura o contratto, inviando una notifica scritta per mezzo di una raccomandata A/R, anche in forma telematica.
